Dzięki plikom dostępnym i uporządkowanym w Dropboxie firma Sagafilm może skupić się na kreatywności
Sagafilm zastąpił pięć platform Dropboxem, wprowadzając strukturę i prostotę do swoich przepływów pracy. Pliki są łatwe do znalezienia, udostępnienia i przejrzenia, co daje zespołowi więcej czasu na skupienie się na opowiadaniu historii szerokiemu gronu odbiorców.
„Konserwacja i aktualizacja jednego z naszych starych systemów kosztowałaby równowartość dziesięciu miesięcy korzystania z Dropboxa. Już samo to sprawia, że zmiana ta ma sens”.
Tło
Sagafilm jest wiodącą islandzką firmą zajmującą się produkcją filmową i telewizyjną. Zatrudniając 30 pracowników na pełen etat i zatrudniając każdego roku do 1200 niezależnych wykonawców, zajmują się oni wszystkim, od lokalnych filmów dokumentalnych po globalne produkcje dla platform takich jak Netflix.
Wyzwanie: żonglowanie narzędziami i subskrypcjami
Proces pracy w Sagafilm obejmuje wszystko, od planowania i filmowania, po montaż i ostateczną dostawę. W trakcie produkcji materiał filmowy jest codziennie przeglądany i udostępniany w celu uzyskania opinii. Postprodukcja obejmuje montaż, tworzenie napisów, korekcję kolorów i przygotowanie ostatecznych materiałów, takich jak pliki wideo i arkusze wskazówek.
Jednak przy pięciu różnych platformach – do przesyłania plików, śledzenia wersji i udostępniania zmian – utrzymanie porządku nie było łatwe. Pracownicy musieli pamiętać, gdzie każdy plik został przesłany, która wersja jest najnowsza i jak ją udostępnić. Często prowadziło to do dodatkowych przepływów informacji i spowalniało współpracę.
Zarządzanie wieloma platformami wiązało się również z koniecznością radzenia sobie z różnymi modelami cenowymi, ukrytymi opłatami i usługami wymagającymi stałej konserwacji. Niektóre z nich były bezpłatne, jednak ich modernizacja lub konserwacja wymagały więcej czasu i wiedzy technicznej, niż zespół mógł poświęcić. W przypadku innych koszty były trudne do śledzenia — aż do momentu otrzymania rachunku. „W tej branży praca podlega dużym wahaniom, okresy wzmożonej pracy następują po miesiącach mniejszego ruchu. „Im mniej usług musimy żonglować, aby zwiększać lub zmniejszać skalę naszych narzędzi, tym lepiej” – mówi Örn Sveinson, kierownik ds. postprodukcji w Sagafilm.
„Teraz mam tylko jedną zakładkę Dropbox w przeglądarce i mogę z niej zrobić wszystko. Aby udostępnić plik, wystarczy teraz wysłać link, bez konieczności jego wcześniejszego przesłania gdzie indziej. „To robi ogromną różnicę”.
Rozwiązanie: jedna platforma, która robi wszystko
Firma Sagafilm przeszła na Dropbox — zastąpiła pięć platform jedną, która zapewnia synchronizację, bezpieczeństwo i łatwy dostęp do wszystkich plików. Dzięki przejrzystej strukturze folderów wszystkie rodzaje plików, od filmów po listy scen i umowy, są teraz łatwe do znalezienia i zarządzania. Zespół korzysta również z funkcji Dropbox Transfer, aby śledzić aktywność plików i udostępniać foldery zamiast wysyłać wiele e-maili z konkretnymi plikami do różnych osób. Producenci i klienci za granicą otrzymują wstępne wersje filmów za pośrednictwem chronionych hasłem łączy, co pozwala im przeglądać materiał filmowy bez konieczności pobierania dużych plików.
Dzięki Dropbox Replay opinie są przesyłane szybko i bezproblemowo. Montażyści otrzymują notatki ze znacznikami czasu bezpośrednio w materiale wideo. Inżynierowie dźwięku mogą wczytywać komentarze bezpośrednio do narzędzi edycyjnych. Nawet tworzenie napisów jest łatwiejsze, gdy recenzenci sugerują zmiany bezpośrednio na osi czasu.
Wyniki: mniej stresu, więcej opowiadania historii
Ogólnie rzecz biorąc, posiadanie wszystkiego w Dropboxie ułatwia wiele spraw:
- Wszystkie zasoby można znaleźć w jednym miejscu, w ramach przejrzystej struktury folderów
- Łatwiejsze zarządzanie subskrypcjami narzędzi
- Współpraca z reżyserami i montażystami przebiega bezproblemowo
- Linki chronione hasłem i starannie dobrane prawa dostępu pomagają zapewnić zgodność
- Zespoły nie muszą przeszukiwać wiadomości e-mail ani śledzić wersji na różnych platformach
„Dzięki jednej usłudze zamiast pięciu o wiele łatwiej jest w razie potrzeby skalować licencje w górę lub w dół” – mówi Sveinsson. Nie musi już martwić się ukrytymi kosztami, takimi jak przeoczone opłaty abonamentowe lub modernizacje sprzętu. Dzięki temu udało się obniżyć ogólne koszty.
Dzięki temu, że zespół marnuje znacznie mniej energii i czasu na zajmowanie się rozproszonymi plikami lub żonglowanie subskrypcjami, może skupić się na kreatywności, ożywianiu historii i tworzeniu programów, które dotrą do serc większej liczby osób.
„Moi koledzy są często pod wrażeniem, gdy mówię im, że wszystko, co robimy, robimy za pomocą tylko tej jednej platformy. Dzięki Dropboxowi możemy zrobić tyle samo — jeśli nie więcej, dzięki centralizacji plików — co wtedy, gdy korzystaliśmy z pięciu oddzielnych usług”. Sagafilm planuje wkrótce wycofać się z kolejnego narzędzia — wdrożenia Dropbox Sign do umów cyfrowych.
