Comment mettre en place la flexibilité au travail

Si vous êtes un gestionnaire devant gérer une équipe, il n’est jamais facile de suivre les changements sur le lieu de travail. 

Le travail à distance et hybride devenant la norme, les chefs d’entreprise disposent d’une marge d’erreur bien plus réduite, notamment quand il s’agit de définir la bonne configuration de travail pour leurs employés.

Le travail flexible : l’arme secrète des petites entreprises?

Comment les petites entreprises utilisent-elles le travail à distance comme un avantage concurrentiel qui les aidera à prospérer à l’avenir? Dropbox a décidé de répondre à cette question dans notre rapport Choice Economy, une enquête menée auprès de plus de 2 000 dirigeants et employés de petites entreprises dans huit pays. 

Nous voulions voir comment les modalités de travail flexibles ont changé l’attitude des employés quant à la manière, au lieu et au moment où ils travaillent. Pendant la pandémie, environ les deux tiers des entreprises ont apporté des améliorations notables ou significatives à leur structure, à leurs outils et à leurs pratiques afin de favoriser la collaboration. C’était essentiel, après tout, alors que tout le monde était confiné à la maison pendant ces années. Mais ce n’était qu’un début.

Il est prouvé que les nouvelles technologies peuvent aider les équipes à travailler à distance. Toutefois, comment maintenir le même niveau de flexibilité lorsque certains membres de l’équipe sont au bureau et que d’autres travaillent à domicile?

Dans toute entreprise qui souhaite survivre aux prochaines années, la priorité absolue est de mettre en place des équipes ultra-performantes, où qu’elles se trouvent. Ainsi, en nous appuyant sur nos recherches, nous avons recueilli les avis de personnalités de premier plan dans le domaine du travail à distance pour découvrir comment mettre en œuvre des modalités de travail flexibles.

Que signifie « travail flexible »?

Le travail flexible constitue une alternative au mode de travail traditionnel de 9 à 17 h au bureau. Cela donne aux employés un meilleur contrôle sur le moment, l’endroit et la manière de travailler. Il peut s’agir d’un travail à temps partiel, à distance ou hybride, d’horaires comprimés, du partage de travail ou encore de quelque chose d’entièrement différent.

Un horaire de travail flexible peut s’avérer bénéfique pour l’un de vos employés en lui permettant de débuter et de terminer sa journée de travail à des heures flexibles pour s’adapter à ses besoins en matière de garde d’enfants.

En substance, le travail flexible permet aux employés d’adapter leurs horaires et leur milieu de travail à leurs propres exigences. Cela peut présenter plusieurs avantages considérables, autant pour l’employeur que pour l’employé, notamment en termes de satisfaction au travail, d’engagement, de motivation et d’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle.

Comment adapter le travail flexible à votre équipe
 

1. Demandez aux employés ce qu’ils veulent

Si vous souhaitez offrir de la flexibilité sur le long terme, vous devez avant tout comprendre ce que veulent réellement vos équipes.Autrement dit, vous devez leur laisser le choix, et non leur imposer des solutions ou des méthodes de travail coulées dans le béton.

Les employés savent aujourd’hui quel environnement de travail leur convient le mieux selon les circonstances. 

« Ils préfèrent parfois rester chez eux pour mieux se concentrer, ou se rendre au bureau pour le travail d’équipe et les séances de remue-méninges, et ils peuvent prendre cette décision seuls. Si vous les autorisez à le faire, vous verrez leur productivité monter en flèche » explique Kate Lister, présidente de Global Workplace Analytics. 

Évitez donc de prendre à la hâte des décisions pour vos employés, et pensez à leur demander ce qu’ils veulent vraiment, même si leurs attentes peuvent vous surprendre.

2. Continuez à développer votre culture d’entreprise, même à distance

Après la pandémie, les entreprises peuvent à nouveau proposer à leurs employés cette culture du travail qu’ils aimaient tant. Mais, comme nous sommes encore nombreux à travailler régulièrement de chez nous, il est important de veiller à ce que cette culture prenne en compte cet environnement de travail mixte. La tâche n’a rien de difficile, mais requiert tout de même un peu de travail en amont. Et rappelons-nous que les réunions impromptues n’ont jamais été particulièrement inclusives non plus, dans le sens où ils ne réunissent jamais l’équipe au complet.
 

Alors, quelle est l’alternative?

Il n’y a pas besoin d’investir beaucoup d’argent dans les derniers outils à la mode pour développer une culture de qualité. Les appels vidéo se sont démocratisés. Nous aurions tort de limiter leur utilisation au cadre du travail. Les réunions hybrides offrent la possibilité aux employés en présentiel et à distance de travailler ensemble grâce aux conférences téléphoniques. Les entreprises peuvent ainsi maintenir la traditionnelle pause-café en encourageant les employés en télétravail à programmer des appels avec leurs collègues restés sur place pendant les heures de bureau, juste pour bavarder.

Cela dit, la culture va au-delà des cafés partagés entre collègues. Il faut associer ce côté récréatif à certains aspects plus personnels de la culture. Et cela commence en haut de l’organigramme, comme le souligne Britt Andreatta : « Pour 90 % des employés, ce sont les gestionnaires qui imprègnent la culture d’entreprise. Et pourtant, trop peu d’entreprises investissent dans la formation de ces supérieurs hiérarchiques ».

Ces formations en gestion sont extrêmement importantes, car la culture d’une entreprise repose avant tout sur des éléments concrets, comme le fait de pouvoir facilement ou non demander de l’aide, obtenir des congés, discuter des problèmes que vous rencontrez, etc. Les entreprises qui souhaitent prospérer dans le monde du travail flexible devront soigner tous les aspects de cette culture interne.
 

3. Adoptez les bons outils collaboratifs

La communication et la collaboration sont indispensables à la réussite de tout projet, processus de travail ou entreprise. Si vous essayez d’obtenir l’une sans l’autre, vous ne finirez avec aucune des deux. 

Et notre enquête le confirme :

• plus d’un tiers des entreprises (36 %) considèrent le manque d’outils collaboratifs appropriés comme un obstacle important au travail à distance 
• et 48 % affirment que l’absence de collaboration a un impact négatif sur la productivité des employés. 
• 87 % des entreprises estiment également qu’une meilleure collaboration entre les équipes sera essentielle pour assurer la pérennité de leur activité.

Pour les entreprises, il est impératif de trouver une plateforme qui rassemble simplement les équipes, leur permet d’intégrer les outils qu’elles utilisent déjà ailleurs et simplifie la gestion de projet. 

Elles ne doivent pas se contenter de changements en surface. Au contraire, elles doivent se servir de la technologie pour modifier en profondeur et à long terme les processus internes afin d’en tirer le maximum d’avantages.

Dropbox en est un exemple. Nous proposons une suite complète d’outils qui permettent une collaboration transparente, une gestion facile des tâches, un partage et une synchronisation des informations sans obstacle, et bien plus encore.

4. Ne cessez jamais d’innover

Il est important de ne pas considérer l’innovation comme une activité ponctuelle. Quoi que vous fassiez pour créer un environnement de travail flexible, cherchez constamment à l’améliorer. 

Cela peut se faire très simplement : outre les rétroactions de vos collaborateurs, vérifiez régulièrement vos processus internes et, en cas de doute, faites appel à un professionnel de l’extérieur. Si vous optez pour une nouvelle technologie, travaillez aux côtés des fournisseurs que vous avez sélectionnés pour tirer le meilleur parti de votre investissement, et mettez en place une équipe inter-fonctionnelle pour superviser son déploiement et son utilisation à plus grande échelle dans l’entreprise.

Enfin, assurez-vous que tous les intervenants participent à chaque étape du processus. L’équipe dirigeante joue un rôle essentiel dans la conduite du changement, mais l’adoption par l’ensemble des employés est tout aussi importante. Si vos collaborateurs ne voient pas la valeur des outils et des processus que vous mettez en place, ou que vous ne les avez pas consultés pour savoir si et comment ils les utiliseront, ils risquent fort de ne pas s’en servir, et votre stratégie de travail flexible sera probablement vouée à l’échec.

Travaillez en toute flexibilité avec Dropbox

Que vous ayez un emploi à temps partiel ou à temps plein, que vous travailliez au bureau ou à domicile, Dropbox offre les ressources nécessaires pour organiser efficacement votre horaire flexible.

Grâce à la technologie de synchronisation infonuagique, travaillez depuis n’importe quel endroit. De plus, les fonctions de partage de fichiers simplifient la collaboration entre collègues.Avec Dropbox, préparez-vous au succès.