Edit Expand crea ocho veces más videos con Dropbox, de manera rápida, económica y segura

Aspectos generales

Edit Expand es una agencia de producción de videos que ayuda a dar vida a las ideas de sus clientes. Centrándose en aprovechar los recursos existentes de los clientes y en trabajar con clientes que dan sus primeros pasos en la producción de videos, el equipo de Edit Expand adapta el contenido a las necesidades de los clientes y crea los procesos que los mantienen en marcha. A la agencia le apasiona ofrecer contenido que no solo capte la atención sino que también contribuya a mantener la relación, como demostraciones y seminarios web, que se suelen subestimar pero que juegan un papel importante en la retención de clientes.

Desafío: equipo pequeño, gran carga de trabajo

El pequeño equipo remoto de cinco personas de Edit Expand maneja entre 10 y 20 proyectos a la vez. Para poder mantener ese ritmo de trabajo, necesitan una forma sencilla de almacenar, compartir y encontrar archivos. Además de eso, tienen que almacenar y compartir los archivos de forma segura, lo que es particularmente importante cuando se trabaja con grandes corporaciones como Adobe y Amazon.

Edit Expand buscaba una solución más efectiva para el almacenamiento y la sincronización de archivos, así como una plataforma que reuniera los comentarios y las ideas de los clientes para que todo el equipo pudiera trabajar en ellos. “Para mí, el mayor desafío es lograr que cada cliente se sienta escuchado y comprendido”, afirma Adam Nielson, fundador de Edit Expand. “A menudo tengo que recopilar comentarios, opiniones e ideas de 15 conversaciones de correo electrónico diferentes, lo que puede resultar difícil.”

Solución: tenerlo todo en un mismo lugar

Edit Expand probó varias soluciones de almacenamiento en la nube, pero todas tenían limitaciones: una tenía problemas para sincronizar archivos grandes, mientras que en otras la reproducción era muy lenta o tenían problemas para guardar versiones de los archivos. Entonces Nielson puso en escena a Dropbox al decir: “He sido un fiel usuario de Dropbox durante mucho tiempo. Simplemente funciona”.

Actualmente, la agencia almacena todos los proyectos en Dropbox y trabaja en ellos allí, haciendo que sea su única fuente de verdad. De principio a fin, todo el proceso (guiones, revisiones, cambios) se lleva a cabo dentro de Dropbox. “Los archivos están sincronizados en todos nuestros dispositivos, lo que elimina cualquier redundancia y garantiza que todos trabajemos únicamente en las versiones más recientes compartidas por nuestros clientes”, dice Nick Spinder, editor en Edit Expand. Los miembros del equipo también reciben notificaciones cuando se actualizan los archivos, lo que agiliza la colaboración.

Con Dropbox Replay, los clientes y los miembros del equipo pueden dejar notas en borradores de videos, guiones e incluso en fotogramas específicos. Después, Nielson puede consolidar y filtrar los comentarios para proporcionar a los editores los detalles que necesitan para realizar cambios. “Recibimos muchos correos electrónicos y mensajes de Slack con comentarios que la gente hace sobre los archivos y fotogramas”, señala Nielson. “Por eso es importante hacer un seguimiento de todos los cambios que hemos hecho y asegurarnos de que solo la información más esencial llegue a los editores, la cual puedo colocar en Dropbox Paper.”

Resultados: ahorro de tiempo, reducción de costos, más creaciones

Gracias a que todo está disponible en una misma plataforma, el equipo de Edit Expand tiene la flexibilidad de realizar múltiples tareas sin contratiempos. “Gestiono docenas de videos y hago malabarismos con varios proyectos al mismo tiempo, y Dropbox me permite pasar fácilmente de una tarea a otra”, comparte Spinder.

Dropbox también mantiene todo organizado para que el equipo pueda encontrar rápidamente los archivos, un aspecto clave cuando se trata de grandes cantidades de datos. En una ocasión, Adobe le pidió a Edit Expand que creara un video para mostrar cómo se complementan sus productos, para lo que se requirieron numerosas capturas de pantalla de los productos y alrededor de 10 especialistas para cada uno.  Como Edit Expand tenía que crear todos los recursos por su cuenta, Spinder simplemente usó las funciones de búsqueda de Dropbox para encontrar fácilmente las demostraciones y los archivos que necesitaba. “Al principio parecía que no daríamos abasto. Y así como así, logramos encaminarnos de nuevo”, afirma.

Como resultado, el pequeño pero poderoso equipo de Edit Expand puede producir una cantidad impresionante de contenido. En 2024, además de otros proyectos para Cloudinary y Amazon, produjeron más de 150 proyectos para Adobe, incluidos comerciales y seminarios web. Para ello tuvieron que examinar cientos de archivos de video y segmentos de audio. “En los viejos tiempos, habríamos tenido que hacer búsquedas minuciosas en los discos duros”, agrega Nielson.

Dropbox permite al equipo trabajar de manera eficiente en el momento que prefieran hacerlo y estén donde estén.

“El trabajo creativo depende de que las personas se encuentren en el estado mental adecuado. Al permitir que mi equipo trabaje cuando es más productivo, ahorramos miles, tal vez decenas de miles, de dólares en cada proyecto.”

Al trabajar de forma remota, Edit Expand también evita los costos asociados al alquiler de oficinas. Si el sistema de un editor no es lo suficientemente potente para renderizar videos, el equipo puede simplemente acceder al archivo del proyecto, hacer actualizaciones y realizar la renderización en otra computadora, evitando así costos innecesarios de hardware. “En general, calculo que estamos ahorrando entre 50 000 y 100 000 dólares al año porque no necesitamos un edificio entero ni servidores enormes para que las cosas sucedan”, agrega Nielson.

Dropbox también le ha brindado tranquilidad a Edit Expand: el equipo ya no tiene que preocuparse por mantener servidores, equilibrar cargas de trabajo o lidiar con paradas inesperadas. “Nos encanta la característica de sincronización selectiva, ya que podemos elegir lo que queremos tener online para poder seguir trabajando en ello”, comenta Nielson. Dropbox garantiza que los archivos estén siempre completamente sincronizados y actualizados, incluso cuando los editores trabajan desde ubicaciones con conexiones a Internet deficientes. Si falla Internet, el equipo puede seguir trabajando en los archivos almacenados en sus unidades locales y, cuando vuelve Internet, Dropbox carga las actualizaciones sin ningún problema.

Nielson también considera que es muy fácil gestionar los derechos de acceso a los archivos y la configuración de seguridad, como el cifrado y la autenticación de varios factores. Esto significa que la agencia puede satisfacer los requisitos de los clientes y ganarse la confianza de empresas más grandes. Incluso si se borraran accidentalmente grandes cantidades de datos, Nielson recibiría una alerta y podría restaurar los archivos de inmediato para el equipo.

Esta seguridad y confiabilidad también brinda tranquilidad a sus clientes. “Cuando los clientes ven que sus archivos y sus comentarios están seguros, organizados y consolidados en un solo lugar, se relajan”, afirma Nielson. “Esto nos ahorra horas, y a veces días, de largas e innecesarias conversaciones y nos permite concentrarnos en el proceso creativo.”